Theo quy định tại Khoản 1 Điều 103 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP, các văn bản được các Bộ, ngành, địa phương thực hiện tự kiểm tra bao gồm:
- Các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành được kiểm tra, xử lý gồm:
+ Thông tư do các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành; Thông tư liên tịch do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ là một bên tham gia ký.
+ Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng không được ban hành bằng hình thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản do cơ quan không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành là đối tượng được kiểm tra (Văn bản do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành có chứa quy phạm pháp luật nhưng không được ban hành bằng hình thức thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ. Ví dụ: các công văn, thông báo, điện báo, các loại giấy tờ hành chính khác do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành có chứa quy tắc xử sự chung; Văn bản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác ở bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ban hành có thể thức và nội dung như văn bản quy phạm pháp luật. Ví dụ: quyết định do Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn của bộ, cơ quan ngang bộ ban hành; các công văn, thông báo, điện báo, các loại giấy tờ hành chính khác có chứa quy phạm pháp luật cũng do các cơ quan này ban hành).
2.1 Thẩm quyền tự kiểm tra văn bản:
- Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp phải tự kiểm tra văn bản do mình ban hành;
- Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ phải tự kiểm tra những nội dung thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong văn bản liên tịch nhằm phát hiện quy định trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp với tình hình thực tế để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ văn bản đó.
2.2 Đầu mối giúp Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ về việc tự kiểm tra văn bản theo thẩm quyền
- Người đứng đầu tổ chức pháp chế bộ, cơ quan ngang bộ là đầu mối giúp Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ thực hiện việc tự kiểm tra văn bản do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành hoặc văn bản liên tịch do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ cùng các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan, người đứng đầu tổ chức khác ký, ban hành.
- Người đứng đầu tổ chức pháp chế cơ quan thuộc Chính phủ phối hợp với tổ chức pháp chế thuộc bộ mà Bộ trưởng bộ đó được Thủ tướng Chính phủ phân công ký, ban hành văn bản của cơ quan thuộc Chính phủ thực hiện việc tự kiểm tra văn bản.
- Về trách nhiệm chung, các cơ quan, đơn vị có liên quan phải kịp thời cung cấp thông tin, tư liệu, tài liệu cần thiết và phối hợp với tổ chức pháp chế bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong việc tự kiểm tra văn bản.
Các đơn vị tiến hành tự kiểm tra văn bản thực hiện tự kiểm tra văn bản theo các phương thức sau:
- Thường xuyên tổ chức kiểm tra các văn bản do mình ban hành.
Phương thức này đòi hỏi các cơ quan, người có thẩm quyền ngay sau khi ban hành văn bản phải tổ chức tự kiểm tra, đồng thời định kỳ tổ chức việc tự kiểm tra nhằm kịp thời phát hiện những nội dung sai trái để sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ.
- Kịp thời tổ chức rà soát, kiểm tra văn bản do mình ban hành khi xảy ra một trong các trường hợp sau đây:
+ Tình hình kinh tế - xã hội đã thay đổi hoặc khi cơ quan nhà nước cấp trên ban hành văn bản mới làm cho nội dung văn bản do mình đã ban hành không còn phù hợp;
+ Nhận được yêu cầu, kiến nghị, thông báo của cơ quan, người có thẩm quyền kiểm tra văn bản hoặc của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác và các phương tiện thông tin đại chúng về văn bản do mình ban hành có dấu hiệu trái pháp luật hoặc không còn phù hợp.
Nội dung kiểm tra văn bản là kiểm tra sự phù hợp của văn bản được kiểm tra với Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; sự phù hợp của hình thức văn bản với nội dung văn bản đó; sự phù hợp của nội dung văn bản với thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản; sự thống nhất giữa văn bản QPPL hiện hành với văn bản QPPL của cùng một cơ quan. Việc xem xét, đánh giá, kết luận về tính hợp pháp của văn bản dựa trên các tiêu chí sau đây:
Thứ nhất, văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đúng căn cứ pháp lý.
Đúng căn cứ pháp lý gồm hai nội dung là có căn cứ cho việc ban hành văn bản và căn cứ pháp lý làm cơ sở ban hành văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao hơn đang có hiệu lực hoặc đã được ký ban hành, thông qua mà chưa có hiệu lực tại thời điểm ban hành nhưng có hiệu lực trước hoặc cùng thời điểm với văn bản được ban hành, bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền quy định về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản; Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền quy định về vấn đề thuộc đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản.
Thứ hai, văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đúng thẩm quyền.
Văn bản quy phạm pháp luật ban hành đúng thẩm quyền gồm thẩm quyền về hình thức và thẩm quyền về nội dung:
- Thẩm quyền về hình thức: Cơ quan, người có thẩm quyền ban hành văn bản chỉ được ban hành văn bản theo đúng hình thức (tên gọi) văn bản quy phạm pháp luật đã được quy định cho cơ quan, người có thẩm quyền đó (được quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015);
- Thẩm quyền về nội dung: Cơ quan, người có thẩm quyền chỉ được ban hành các văn bản có nội dung phù hợp với thẩm quyền của mình được pháp luật cho phép hoặc đã được phân công, phân cấp. Thẩm quyền này được xác định trong các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền quy định về phân công, phân cấp, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước cụ thể của từng cơ quan, từng cấp, từng ngành đối với từng lĩnh vực.
Thứ ba, nội dung văn bản phù hợp với quy định của pháp luật.
- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành phải phù hợp với Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết, nghị quyết liên tịch của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định, nghị quyết liên tịch của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ và thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ khác về lĩnh vực do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ đó quản lý;
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phải phù hợp với Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết, nghị quyết liên tịch của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định, nghị quyết liên tịch của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ và thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ (sau đây gọi chung là văn bản của các cơ quan nhà nước Trung ương).
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp huyện phải phù hợp với văn bản của các cơ quan nhà nước Trung ương và văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã phải phù hợp với văn bản của các cơ quan
- Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phải phù hợp với văn bản của các cơ quan nhà nước Trung ương và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. nhà nước Trung ương, văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh và huyện;
Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải phù hợp với văn bản của các cơ quan nhà nước Trung ương, văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp huyện.
Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải phù hợp với văn bản của các cơ quan nhà nước Trung ương, văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh, huyện và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã.
- Văn bản quy phạm pháp luật không quy định lại các nội dung đã được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật khác và bảo đảm thống nhất giữa văn bản hiện hành với văn bản mới được ban hành của cùng một cơ quan.
Ngoài ra, văn bản được kiểm tra còn phải phù hợp với các Điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc gia nhập. Đối với văn bản được kiểm tra điều chỉnh những vấn đề đã được quy định tại Điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập thì Điều ước quốc tế đó cũng là cơ sở pháp lý để kiểm tra văn bản đó.
Thứ tư, văn bản được ban hành đúng trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật.
Trình bày đúng thể thức và kỹ thuật, bao gồm các nội dung: tiêu đề (tiêu ngữ, quốc hiệu); tên cơ quan, tổ chức ban hành; số và ký hiệu của văn bản (ghi năm ban hành ở giữa số và ký hiệu); địa danh, ngày, tháng, năm ban hành; tên loại văn bản và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; viết đúng chính tả, ngữ pháp tiếng Việt và văn phong pháp luật; nơi nhận; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; đóng dấu của cơ quan, tổ chức (kể cả các dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu chỉ “tài liệu họp”, “họp xong phải thu hồi”...) và đúng cách trình bày.
Mặc dù các lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản không ảnh hưởng lớn tới nội dung quản lý nhà nước mà văn bản điều chỉnh. Tuy nhiên, việc ban hành sai thể thức, kỹ thuật trình bày cũng thể hiện năng lực nghiệp vụ của cán bộ chuyên viên làm công tác soạn thảo, xây dựng văn bản quy phạm pháp luật. Đồng thời, tình trạng này cũng sẽ dẫn tới sự tuỳ tiện trong quá trình xây dựng, soạn thảo, sự thiếu thống nhất, đồng bộ trong hệ thống pháp luật, ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý.
Sau khi xem xét các nội dung của văn bản tự kiểm tra, nếu phát hiện văn bản trái pháp luật thì thực hiện xử lý theo các hình thức sau:
a) Đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản trong trường hợp nội dung trái pháp luật ảnh hưởng đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân nếu không được bãi bỏ kịp thời.
b) Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản trong các trường hợp sau:
- Một phần hoặc toàn bộ văn bản được ban hành trái pháp luật về thẩm quyền, nội dung; văn bản vi phạm nghiêm trọng trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành;
- Văn bản quy định tại điểm d khoản 1 Điều 103 của Nghị định này.
c) Đính chính văn bản được thực hiện đối với văn bản có sai sót về căn cứ ban hành, thể thức, kỹ thuật trình bày. Cơ quan, người ban hành văn bản đính chính văn bản bằng văn bản hành chính. Việc đính chính văn bản của Hội đồng nhân dân do Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện.
